Check-In Gia Đình Và Người Đi Cùng Tại Sự Kiện

Nhóm khách chặn ngang cả hàng check-in

Một khách đến gala của bạn cùng “vợ tôi, hai đứa con và trợ lý — có được không anh?”. Ngay lập tức nhân viên cổng phải làm phép tính tại chỗ: vé này cho vào mấy người? Con nhỏ có vé không? Ai quét cái gì?

Nhân điều này lên một trăm gia đình và làn đường QR thần tốc của bạn biến thành hàng đàm phán. Vấn đề gần như không bao giờ nằm ở khách — mà ở sự kiện chưa từng quyết định người đi cùng vào bằng cách nào. Chốt quyết định đó từ trước, và gia đình trở thành chuyện vặt tại cổng.

Hai cách người đi cùng nhập cửa

Mọi sự kiện cho phép companion đều phải chọn một chế độ, và lựa chọn này định hình toàn bộ downstream:

	Vé riêng (own ticket)	Đi kèm (walk-in)
Mỗi người đi cùng là	một dòng khách thật, có tên và mã QR riêng	đi theo vé của khách chính — một QR cho cả đoàn vào
Check-in	riêng lẻ, như mọi khách khác	cùng khách chính, một lượt quét
Phù hợp	hội nghị, hội thảo — cần điểm danh đúng người	gala, ngày hội gia đình, tiệc công ty — đoàn đến cùng nhau

Vé riêng cho bạn dữ liệu từng người: ai cụ thể đã đến, câu trả lời custom theo từng người, re-entry cá nhân. Đi kèm cho bạn tốc độ: một lượt quét, party chip hiển thị tất cả, xong.

Dù chọn cách nào, hãy đặt hạn mức người đi cùng (companion allowance) — số tối đa mỗi khách được đem theo. Đặt 0 để tắt hẳn companion, khi đó các cột người đi cùng biến mất khỏi form và file nhập. Hạn mức là người gác sức chứa: cổng và file import đều tự động tôn trọng nó.

Chế độ chỉ đếm số lượng: khi bạn chỉ cần đầu người

Nhiều sự kiện không quan tâm người đi cùng là ai — nhà cung cấp chỉ cần biết bao nhiêu đầu người. Với những sự kiện đó, chế độ đi kèm có tùy chọn chỉ đếm số lượng (count-only): thay vì các dòng có tên, mỗi khách mang theo con số “+N” đơn giản.

• Bảng khách hiển thị badge +N tĩnh thay vì gia đình mở rộng được
• Số lượng vẫn sửa được sau đó — một ô nhập số có dấu (dương là thêm, âm là bớt) kèm xem trước trực tiếp, và mỗi lần sửa là một lệnh atomic trên server nên hai organizer cùng sửa cũng không bao giờ làm hỏng số
• Trang vé của khách và máy quét đều hiển thị tổng đoàn, nên cổng vẫn thấy “vé này có 4 người”

Count-only là điểm cân bằng cho tiệc BBQ, team building và hội chợ theo hạn mức công ty: không nhập liệu gì cho companion, kiểm soát đầu người trọn vẹn.

Tại cổng: party chip và chỉnh sửa tại chỗ

Với sự kiện đi kèm, thẻ kết quả trên scanner hiển thị khách chính kèm companion dưới dạng party chip. Hai điều khiến cổng trôi chảy:

Nhân viên cổng sửa được số đoàn ngay tại chỗ. Khách đăng ký “+2” nhưng đến với “+3”? Nếu sự kiện cho phép scanner chỉnh companion, nhân viên sửa ngay trên màn hình quét — không cần vào CMS, không cần gọi điện cho organizer. (Companion dạng vé riêng thì không sửa được tại cổng — khách có tên và QR riêng là thay đổi dữ liệu, không phải quyết định tại cửa.)

Cả đoàn di chuyển như một. Với sự kiện đi kèm, check-in, check-out và re-entry áp dụng cho cả đoàn. Quét lại báo tổng số đoàn; check-out khách chính là check-out tất cả; lượt quét kế tiếp cho cả đoàn vào lại. Không ai bị kẹt ngoài trong khi người bạn đời của họ vẫn “nằm trong” hệ thống.

Sự kiện chỉ nghĩ theo tổng số có thể đi thêm một bước: chuyển màn hình scanner sang chế độ hiển thị tổng vé — cổng chỉ thấy một con số tổng cho mỗi đoàn thay vì tách riêng vé và companion.

Quản lý gia đình trong danh sách khách

Trong bảng khách của CMS, khách có companion mang chip +N cạnh tên. Chạm vào, gia đình mở rộng thành các dòng lồng ghép với đầy đủ chi tiết như khách chính: tên, email, hạng vé, trạng thái check-in, custom field — và đủ menu thao tác, để bạn sửa companion, gửi lại vé hay check-in thủ công mà không động vào khách chính.

Hai hành vi đáng nhớ:

• Danh tính companion là tùy chọn. Nếu bạn chỉ theo dõi số lượng, cứ để trống tên và email — hệ thống tự điền “Companion N” ở nơi bắt buộc phải có danh tính.
• Companion kế thừa câu trả lời custom của khách chính. Món chay, công ty, size áo — thông tin của đoàn tự động theo trên mỗi tấm vé.

Nhập gia đình từ Excel

Companion không làm file import phức tạp thêm. File của bạn có thể diễn đạt một gia đình theo hai cách:

• Cột đi cùng với (companion-of) tham chiếu số dòng của khách chính trong file — tham chiếu xuôi được chấp nhận, và link được kiểm tra trước khi lưu bất cứ gì
• Cột số người đi kèm — một dòng ghi 2 sẽ tạo khách cùng hai companion trống kế thừa email và hạng vé của khách đó

Hai cột loại trừ nhau trên cùng một dòng, và cả hai đều tôn trọng hạn mức companion của sự kiện, nên file import không bao giờ lén lút vượt sức chứa của bạn.

Kết luận

Gia đình và người đi cùng chỉ làm chậm những sự kiện chưa quyết định cách xử lý họ. Chọn chế độ companion đúng với cách khách của bạn thực tế đến, chặn trên bằng hạn mức, và trao cho cổng công cụ sửa thực tế trong vài giây. QRS hỗ trợ companion dạng vé riêng lẫn đi kèm, chế độ chỉ đếm số lượng và chỉnh số đoàn ngay tại cổng — để gia đình năm người qua cổng trong một lượt quét.